Hoe je eilandjes (silo's) doorbreekt en samenwerking herstelt
Afdelingen/teams werken langs elkaar heen. Door ze te reorganiseren verandert er weinig, omdat het niet aan de structuur ligt. Het zit dieper en wel in de onderstroom.
Hoe pak je dit dan aan?
De onzichtbare muren tussen teams of afdelingen
Je kent het wel. Een project loopt vast omdat twee afdelingen niet samenwerken. Ze informeren elkaar niet, stemmen niet af en geven de ander de schuld. Toch doet iedereen zijn best en werkt op zijn eigen eilandje.
Dat noemen we silo’s of eilandjes. Onzichtbare barrières tussen teams of afdelingen die samen hetzelfde doel voor ogen hebben. En precies die barrières houden tegen dat ze het doel bereiken.
Hoe eilandjes ontstaan
Een silo kiest niemand bewust. Het sluipt erin. Een team raakt op zichzelf gericht, want binnen de eigen groep snap je elkaar. Daar voelt het veilig. Buiten begint het gedoe: andere belangen, ander tempo, andere taal.
Er zijn krachten die dat versterken. Zelfsturing geeft teams vrijheid, maar zonder gedeeld kader gaat ieder zijn eigen kant op. En dan is er de macht van de gewoonte: zo doen we het hier nu eenmaal.
Soms zit er pijn onder. Een team dat zich niet gezien voelt of na een reorganisatie zijn plek kwijtraakt, sluit zich af en zoekt de veiligheid binnen de eigen muren. Wat van buiten koppig lijkt, is van binnen bescherming.
Dit patroon is niet nieuw. En het speelt niet alleen op het werk.
Silo's zijn van alle tijden
Ik groeide op in een klein dorp. Als kind merkte ik dat de christelijke en de niet-christelijke kinderen langs elkaar heen leefden. De generaties voor mij spraken openlijk negatief over de andere groep. Over het geloof of over het buitenland. Ik snapte nooit waar het vandaan kwam.
Later las ik het in Geert Maks boek De eeuw van mijn vader. Aan het begin van de twintigste eeuw leefde Nederland in zuilen, gescheiden werelden die elkaar amper raakten. Pas met de komst van radio en televisie ontstond er begrip. Mensen kregen de ander in beeld, letterlijk. Er groeide verbinding. Later deed internet er nog een schep bovenop.
Tot de algoritmes kwamen. Die bouwden nieuwe muren, nu online. Ze lieten mensen vooral horen wat ze al vonden en zetten groepen zo tegenover elkaar.
Tijdens corona kwam het dichtbij. Mensen werkten thuis en zelfs binnen teams ontstonden silo’s. Jaren later zie je collega’s die elkaar vooral spreken via chatapps als Slack of Discord. Handig en tegelijk bouwt ieder zo zijn eigen bubbel.
Silo’s zitten dus niet alleen tussen afdelingen. Ze zitten in mensen. In de neiging om veiligheid te zoeken bij de eigen kring en de ander op afstand te houden. Wie silo’s op het werk wil begrijpen, kijkt naar die diepere beweging.
Waarom reorganiseren niet helpt
Wat doen we meestal als de samenwerking hapert? We grijpen naar de structuur. Een reorganisatie, een nieuw proces, een verandertraject. Logisch, want dat is wat je ziet en wat je beetpakt.
Toch verandert er weinig. Want de structuur is niet waar het probleem zit. Silo’s leven in de onderstroom: in onuitgesproken spanningen, oude loyaliteiten, gewoontes die niemand benoemt. Praten en plannen raakt maar een deel. Het meeste van wat mensen drijft, zit in wat ze voelen en aanvoelen. Daar komt een reorganisatie niet bij. Meer over hoe die onderstroom werkt, lees je in mijn stuk over onderstromen.
Denk aan een ijsberg. Het topje boven water is wat je ziet: de processen, de structuren, de afspraken. Maar de enorme massa eronder bepaalt de koers. Daar zitten de echte krachten. Zolang je alleen aan het topje sleutelt, blijft de rest onaangeroerd. En keert het oude patroon telkens terug.
De onderstroom die niet wil veranderen
Ik zag dit bij een ICT-dienstverlener met honderden mensen. Sterke eilandvorming tussen de teams, soms zelfs hooglopende conflicten. De coronajaren versterkten het: jaren later werkte nog altijd het merendeel thuis. Het managementteam probeerde van alles. Zelfsturende teams, procesgericht werken, projectmatig werken, teams herverdelen over managers, teamleiders aanwijzen die de samenwerking moesten opzoeken. Niets hielp.
Het gekke was: als collega’s onderling was de sfeer prima. Warm zelfs. Maar samenwerken vanuit hun functie en rol lukte niet. En elke oplossing zat in de bovenstroom. Wie er toch echt iets aan wilde veranderen, werd zachtjes buitenspel gezet.
Waarom? Diep in de onderstroom had de organisatie er belang bij dat alles bleef zoals het was. De overheid is een trouwe klant, de inkomsten stromen vanzelf binnen. Hardop zeiden ze dat het anders moest. Maar onder water ging het gedrag gewoon door. Wil je als team je eigen gang gaan? Prima. En val het management er vooral niet mee lastig. Zo gedraagt een succesvolle organisatie van honderden mensen zich nog altijd als een startup. En komt daar prima mee weg.
Echte verandering begint bij ontmoeting
Als sleutelen aan de structuur niet werkt, wat dan wel? Ontmoeting. Niet nog een regel of nog een reorganisatie, maar mensen die elkaar echt weer tegenkomen.
Dat klinkt zacht en toch is het precies waar de onderstroom zichtbaar wordt. Want zolang teams elkaar spreken vanuit hun rol, blijven de echte spanningen onder tafel. Beleefd, netjes en zonder dat er iets verschuift. Echte ontmoeting haalt die spanningen boven water. Je voelt wat er speelt in plaats van erover te praten.
Maar hier stokt het vaak. Want waarom kijkt een managementteam liever niet naar die onderstroom? Blijkbaar zit daar iets wat spannend is om te zien. Zo spannend dat je het liever afhoudt.
Meestal gaat het over voortbestaan. Van de organisatie. Van een team of afdeling. Van je eigen plek en rol. Of van de fijne club collega’s met wie je het zo goed hebt. Soms geldt de ongeschreven regel dat je niemand ontslaat, dat iedereen erbij hoort. Iets wat je vaker ziet waar de druk van de markt ontbreekt.
Zo verhult de onderstroom een werkelijkheid die te heftig lijkt om te benoemen. En het eeuwige moeten, het altijd te druk hebben, houdt die situatie in stand. Het lijkt op iemand met overgewicht die het niet onder ogen wil zien en juist meer gaat eten om de pijn niet te voelen. De vlucht houdt het probleem in leven.
Beweging ontstaat pas als je de werkelijkheid recht in de ogen kijkt. En daar begint ont-moeten. Niet meer moeten. Stil worden. Toelaten wat er dan gebeurt. Jezelf ontmoeten, elkaar ontmoeten en de waarheid ontmoeten.
Zo breek je silo's open: drie stappen
Silo’s doorbreken is geen snelle ingreep. Het vraagt een andere manier van kijken, en van handelen. Ik werk daarvoor in drie stappen: ont-moeten, ontmoeten en zinvolle actie.
(1) Ont-moeten: Stoppen met moeten
Ont-moeten betekent dat je even niets hoeft. Het keurslijf mag uit. Je hoeft niets meer hoog te houden. De ratrace, het gebrek aan tijd, het gevoel altijd achter de feiten aan te lopen, dat hang je even aan de kapstok.
De mindset van te weinig tijd en altijd maar door, die ruil je in voor iets anders. Even zijn. Jezelf zijn. Elkaar weer echt zien. Alsof je een andere wereld binnenstapt, waar de snelheid van de klok plaatsmaakt voor de kwaliteit van het moment. De Grieken hadden er twee woorden voor: chronos, de tijd die tikt en kairos, de tijd die telt.
Loslaten. Ontspannen. De leegte in. En dan, onverwacht, de rijkdom voelen die in die leegte zit.
(2) Ontmoeten: Een diepgaande gezamenlijke ervaring
Nu de druk eraf is, komt er ruimte voor de echte vraag. Wat is hier eigenlijk gaande? Wat speelt er nu echt? Tussen mensen, in teams, in de organisatie, bij de stakeholders. Op dit moment.
Dat ontdek je niet door in discussie te gaan. Standpunten innemen en verdedigen houdt het aan de oppervlakte, netjes en beleefd. Je ontdekt het door het te ervaren. Via een opstelling of een andere ervaringsgerichte werkvorm wordt het complexe geheel aan onderstromen zichtbaar en voelbaar. Via beweging, via het lijf, ervaar je de dynamiek rondom je vraagstuk.
En dan gebeurt er iets. Wat onder tafel lag, komt boven. De spanning die er altijd al was, wordt voelbaar voor iedereen. Je komt er niet meer omheen. En het is helemaal oké wat zich laat zien, want het is de waarheid. Dat voelt iedereen op dat moment. Soms krijgen mensen kippenvel of raken ze geëmotioneerd. Dat is het moment waarop verandering in beweging komt. Want je gaat pas verder als je het echt onder ogen durft te zien.
(3) Zinvolle actie: Stappen die er echt toe doen
Wat je samen hebt gevoeld, laat zich niet meer wegpoetsen. Maar wees eerlijk: terug op je werk val je zo weer in het oude. We zijn nu eenmaal gewoontedieren, en een patroon leer je niet af in één ervaring.
Daarom horen bij deze stap concrete afspraken. Niet vaag en groots, maar klein, specifiek en haalbaar op korte termijn. Eén beweging die je samen in gang zet, en waar je flexibel in blijft zolang de richting maar klopt. Zo zet je de eerste echte stappen in plaats van het bij een goed gevoel te laten.
Net zo belangrijk: ken je valkuilen. De gedachte die opkomt zodra het druk wordt. De afleiding die je zoekt als het even ongemakkelijk is. Het lijkt op leren snowboarden terwijl je al goed skiet. Ineens voelt een makkelijke piste steil, en voor je het weet val je terug in je oude beweging om het ongemak te vermijden.
En bedenk hoe je het samen vasthoudt. Een buddy die je scherp houdt. Intervisie waarin je deelt hoe het gaat. Kleine rituelen die de nieuwe beweging levend houden. Alleen red je het zelden. Samen wel.
Van eilandjes naar echte samenwerking
Silo’s los je niet op met een nieuwe structuur. Je lost ze op door mensen elkaar weer echt te laten ontmoeten. Onder de rollen, onder de beleefdheid, daar waar de waarheid ligt.
Een team dat samen heeft gevoeld wat er speelt, kijkt niet meer weg. En van daaruit ontstaat samenwerking die klopt. Niet afgedwongen, maar gedragen. Niet omdat het moet, maar omdat iedereen voelt dat dit de weg is.
Herken je de eilandjes in jouw organisatie? Ik ga graag met je in gesprek. Niet om een plan te presenteren, maar om samen te voelen wat er werkelijk speelt tussen jullie teams.
Teamontwikkeling met blijvende impact